Privacyverklaring.

Lyfta Systems VOF ("Lyfta", "wij", "ons") hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens die wij verwerken via onze website lyfta.ai en bij de uitvoering van onze dienstverlening.

Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Dat betekent dat wij persoonsgegevens alleen verwerken voor duidelijk omschreven doelen, niet langer bewaren dan nodig en passende beveiligingsmaatregelen nemen.

Afhankelijk van de manier waarop je met ons in contact komt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

2.1 Contactformulier en e-mail

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bedrijfsnaam (indien opgegeven)
• Inhoud van je bericht

2.2 Klant- en projectadministratie

• NAW-gegevens van contactpersonen en facturatieadres
• Functie en bedrijfsgegevens (KVK, BTW)
• Bank- en betaalgegevens voor facturatie
• Correspondentie, offertes, overeenkomsten en projectdocumentatie

2.3 Bij gebruik van het Systeem

Voor het Systeem dat wij in opdracht ontwikkelen kunnen wij toegang krijgen tot data die de Opdrachtgever aanlevert. Indien dit persoonsgegevens van derden bevat, treden wij op als verwerker en sluiten wij een verwerkersovereenkomst met de Opdrachtgever.

2.4 Websitebezoek

Wanneer je onze website bezoekt verwerken wij beperkte technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en tijdstippen. Zie ook ons cookiebeleid.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van een overeenkomst — om offertes te maken, projecten uit te voeren, te factureren en contact te onderhouden over lopende opdrachten.
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht (administratie 7 jaar).
• Gerechtvaardigd belang — om onze dienstverlening te verbeteren, fraude te voorkomen, IT-beveiliging te waarborgen en relevante zakelijke contacten te onderhouden.
• Toestemming — bijvoorbeeld voor het plaatsen van niet-functionele cookies of het versturen van een nieuwsbrief. Toestemming kun je op elk moment intrekken.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Indicatieve termijnen:

• Contactaanvragen die niet leiden tot een opdracht: maximaal 12 maanden.
• Klantgegevens en correspondentie tijdens een lopende relatie: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna.
• Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Logbestanden van de website: maximaal 12 maanden, tenzij langer noodzakelijk voor beveiligingsincidenten.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend met:

• Verwerkers die in onze opdracht diensten leveren, zoals hostingpartijen, e-mail- en formulierdiensten, boekhoud- en CRM-software en AI-providers.
• Partners die bij de uitvoering van een project betrokken zijn, uitsluitend voor zover nodig.
• Bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met al onze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Verwerking vindt zoveel mogelijk plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Bij doorgifte naar landen buiten de EER zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie.

Voor onze AI-oplossingen maken wij gebruik van externe AI-providers. Inputdata wordt door ons uitsluitend verwerkt voor het Systeem van de betreffende Opdrachtgever en wordt niet door ons gebruikt voor het trainen van modellen. Wij kiezen waar mogelijk providers met EU-dataresidency en zakelijke voorwaarden waarin training op klantdata is uitgesloten.

Opdrachtgevers blijven verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de data die zij in het Systeem invoeren en voor het maken van afspraken met hun eigen betrokkenen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie, logging en monitoring, en het werken volgens het principe van minimale gegevensverzameling.

Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan handelen wij dit af volgens de geldende meldplicht en informeren wij betrokkenen waar nodig.

Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Mocht je vermoeden dat wij toch gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op via info@lyfta.nl zodat wij deze kunnen verwijderen.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage — weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Correctie — onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering — gegevens laten wissen wanneer wij deze niet meer nodig hebben.
• Beperking — ons vragen het gebruik van jouw gegevens tijdelijk stop te zetten.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit — gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
• Intrekken van toestemming — wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is.

Een verzoek kun je sturen naar info@lyfta.nl. Wij reageren binnen vier weken. Wij kunnen je vragen je te identificeren zodat we zeker weten dat het verzoek van jou afkomstig is.

Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@lyfta.nl. Komen wij er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wet daar aanleiding toe geeft. De meest actuele versie staat steeds op deze pagina, met de datum van laatste wijziging.

Vragen over deze privacyverklaring? Neem contact op via info@lyfta.nl of via het contactformulier.