Algemene Voorwaarden.

In deze Algemene Voorwaarden worden de volgende termen gebruikt:

"Lyfta Systems":

Lyfta Systems VOF, gevestigd aan de Apolloweg 122, 8239 DA Lelystad, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42009313.

"Opdrachtgever":

Elke natuurlijke of rechtspersoon die een professionele relatie aangaat met Lyfta Systems voor het afnemen van diensten of producten.

"Overeenkomst":

De overeenkomst waarbij Opdrachtgever toegang krijgt tot een of meerdere door Lyfta Systems ontwikkelde systemen of automatiseringen, inclusief eventuele doorlopende diensten zoals hosting en onderhoud.

"Project":

De ontwikkeling en implementatie van een systeem of automatisering volgens een vastgestelde scope en planning, zoals beschreven in de offerte.

"Systeem":

De door Lyfta Systems ontwikkelde maatwerk AI-oplossing, automatisering of dashboard, specifiek gebouwd voor de Opdrachtgever.

"Retainer":

De doorlopende maandelijkse vergoeding voor hosting, onderhoud en doorontwikkeling van het Systeem.

"AI-tokenkosten":

Variabele kosten voor het gebruik van externe AI-modellen, gefactureerd op basis van werkelijk verbruik.

"Ingebruikname":

Het moment waarop Opdrachtgever het Systeem actief in gebruik neemt, vastgesteld in overleg tussen beide partijen.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, projecten en overeenkomsten van Lyfta Systems, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Door het aangaan van een overeenkomst bevestigt Opdrachtgever akkoord te gaan met deze voorwaarden.

Eventuele algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Lyfta Systems deze schriftelijk heeft aanvaard.

Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig voor 30 dagen na uitgifte, tenzij anders vermeld. Lyfta Systems is slechts gebonden aan een offerte indien de aanvaarding schriftelijk binnen de gestelde termijn wordt bevestigd.

De in een offerte vermelde prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, alsmede eventuele kosten voor derden zoals API-kosten en licenties, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.1 Projectaanpak

De uitvoering van het project geschiedt volgens de in de offerte beschreven scope en planning. Een standaard project omvat:

• Een kick-off meeting
• Ontwikkelfasen (bouwen, testen, verfijnen)
• Twee reviewmomenten voor feedback
• Oplevering en overdracht

De scope is limitatief gedefinieerd in de offerte. Functionaliteiten of werkzaamheden die niet expliciet in de offerte zijn genoemd, vallen buiten de scope en worden als meerwerk beschouwd.

3.2 Medewerking Opdrachtgever

Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, toegangen en medewerking die Lyfta Systems nodig heeft voor de uitvoering tijdig worden verstrekt. Dit omvat toegang tot systemen, API's, accountgegevens, testdata en tijdige feedback tijdens reviewmomenten.

Indien Opdrachtgever niet tijdig de benodigde informatie of medewerking verstrekt, behoudt Lyfta Systems zich het recht voor de uitvoering op te schorten en termijnen dienovereenkomstig aan te passen. Vertraging als gevolg hiervan is niet toerekenbaar aan Lyfta Systems.

3.3 Inzet derden

Lyfta Systems heeft het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

4.1 Reviewmomenten

Tijdens het project zijn maximaal twee reviewmomenten ingepland. Opdrachtgever dient binnen 14 dagen na een reviewmoment schriftelijk feedback te geven. Bij uitblijven van feedback wordt het betreffende onderdeel als goedgekeurd beschouwd.

Per reviewmoment zijn maximaal 2 revisierondes inbegrepen. Verdere aanpassingen worden als meerwerk beschouwd en apart gefactureerd.

4.2 Oplevering

Na het laatste reviewmoment levert Lyfta Systems het project op. Opdrachtgever heeft 14 dagen om het project te evalueren en eventueel schriftelijk af te keuren indien het niet voldoet aan de overeengekomen specificaties.

Bij uitblijven van schriftelijke afkeuring binnen 14 dagen wordt het project als geaccepteerd beschouwd.

4.3 Meerwerk

Wijzigingen in de scope zijn alleen mogelijk met wederzijdse schriftelijke instemming. Extra werkzaamheden worden als meerwerk beschouwd en apart gefactureerd. Lyfta Systems informeert Opdrachtgever vooraf over de verwachte kosten van meerwerk.

5.1 Betalingstermijn

Alle bedragen zijn exclusief BTW. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.

5.2 Facturering

De eenmalige setupbijdrage is volledig verschuldigd bij akkoord op de offerte. De factuur wordt direct na akkoord verstuurd.

De maandelijkse retainer wordt vooraf gefactureerd vanaf het moment van ingebruikname van het Systeem.

AI-tokenkosten worden maandelijks achteraf gefactureerd op basis van werkelijk verbruik, inclusief aantoonbaar bewijs.

5.3 Minimale looptijd retainer

De maandelijkse retainer kent een minimale looptijd van 3 maanden. Na deze periode is de overeenkomst maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 30 dagen. Opzegging dient schriftelijk te geschieden.

5.4 Betalingsachterstand

Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd. Opdrachtgever is tevens gehouden tot vergoeding van alle buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten.

Bij betalingsachterstand behoudt Lyfta Systems zich het recht voor de dienstverlening op te schorten totdat alle openstaande bedragen zijn voldaan.

5.5 Prijsaanpassing

De retainer wordt jaarlijks per 1 januari automatisch aangepast conform het CBS consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het voorafgaande jaar, met een minimum van 0% en een maximum van 10%. Opdrachtgever wordt minimaal 60 dagen vooraf schriftelijk geïnformeerd.

Bij een tussentijdse prijswijziging boven de automatische indexering heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen binnen 30 dagen na aankondiging.

6.1 Eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Lyfta Systems ontwikkelde systemen, workflows, code, prompts en documentatie berusten bij Lyfta Systems.

6.2 Gebruiksrecht Opdrachtgever

Na volledige betaling verkrijgt Opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het ontwikkelde Systeem voor gebruik binnen de eigen organisatie. Het is Opdrachtgever niet toegestaan het Systeem door te verkopen, te verhuren, te kopiëren of te gebruiken voor het ontwikkelen van concurrerende producten.

6.3 Maatwerkontwikkelingen

Maatwerkontwikkelingen die specifiek voor Opdrachtgever worden gemaakt blijven voor intern gebruik beschikbaar voor Opdrachtgever. Lyfta Systems behoudt het recht om onderliggende technologie en methodologie te gebruiken voor andere opdrachtgevers.

6.4 Data Opdrachtgever

Data, catalogus en overige bedrijfsinformatie die Opdrachtgever aanlevert blijven te allen tijde eigendom van Opdrachtgever. Lyfta Systems verwerkt deze data uitsluitend ten behoeve van het Systeem van Opdrachtgever en deelt deze niet met derden.

6.5 Overdracht bij beëindiging

Bij beëindiging van de overeenkomst heeft Opdrachtgever het recht binnen 30 dagen een export van eigen data op te vragen. Lyfta Systems verleent volledige medewerking aan deze overdracht.

7.1 Toegang en gebruik

De toegang tot het Systeem is persoonlijk en exclusief voor medewerkers van Opdrachtgever. Het is niet toegestaan inloggegevens te delen of derden toegang te verlenen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Lyfta Systems.

7.2 Verboden gebruik

Het is verboden het Systeem te gebruiken voor:

• Illegale doeleinden of het genereren van schadelijke content
• Activiteiten die in strijd zijn met de EU AI Act
• Reverse engineering of decompilatie
• Geautomatiseerde scripts die het Systeem overbelasten

8.1 Beveiligingsmaatregelen

Lyfta Systems hanteert gangbare technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de data van Opdrachtgever. Absolute beveiliging kan niet worden gegarandeerd.

8.2 Gebruik van derde partijen

Lyfta Systems maakt gebruik van diensten van derden, waaronder maar niet beperkt tot AI-providers, hostingdiensten en automatiseringsplatforms. Alle gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van benodigde licenties en accounts bij deze derden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

8.3 AVG-compliance

Lyfta Systems verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van de overeengekomen diensten en in overeenstemming met de AVG/GDPR. Voor uitgebreide informatie wordt verwezen naar de privacyverklaring van Lyfta Systems.

8.4 Verantwoordelijkheid Opdrachtgever

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor alle data en input die wordt aangeleverd aan het Systeem en dient ervoor zorg te dragen dat dit geen inbreuk maakt op rechten van derden. Opdrachtgever dient AI-gegenereerde output te controleren en te valideren voordat deze wordt gebruikt voor bedrijfskritieke beslissingen.

8.5 Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke bedrijfsinformatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen, waaronder maar niet beperkt tot bedrijfsprocessen, prijsstructuren, klantdata en interne werkwijzen. Deze verplichting blijft bestaan gedurende 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst.

8.6 Referentierecht

Lyfta Systems heeft het recht Opdrachtgever te vermelden als referentie en de samenwerking te gebruiken als business case, tenzij Opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

9.1 EU AI Act compliance

Lyfta Systems streeft ernaar de diensten te leveren in overeenstemming met de eisen van de EU AI Act en andere relevante wetgeving. De door Lyfta Systems ontwikkelde systemen zijn ontworpen als AI-systemen met beperkt risico volgens de classificatie van de EU AI Act.

9.2 AI output disclaimer

AI-gegenereerde content is gebaseerd op statistische modellen en kan feitelijke onjuistheden bevatten. Lyfta Systems geeft geen garantie over de juistheid, volledigheid of geschiktheid van AI-gegenereerde content. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het controleren en valideren van output voordat deze wordt gebruikt voor bedrijfskritieke beslissingen.

10.1 Beperking van aansprakelijkheid

Lyfta Systems is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot:

• Bij doorlopende diensten: het bedrag van de in de drie maanden voorafgaand aan de schade betaalde retainer.
• Bij eenmalige projecten: het voor het betreffende project gefactureerde bedrag.
• In alle gevallen met een absoluut maximum van EUR 10.000.

10.2 Uitgesloten schade

Lyfta Systems is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, schade door verlies van data, schade door storingen of uitval, schade door derde partijen zoals API-leveranciers en hostingproviders, of schade door wijzigingen aangebracht door Opdrachtgever.

10.3 Voorwaarden

Aansprakelijkheid ontstaat alleen indien Opdrachtgever Lyfta Systems schriftelijk in gebreke stelt met een redelijke hersteltermijn van minimaal 14 dagen. Vorderingen vervallen na 12 maanden na het ontstaan van de schade.

11.1 Definitie

Lyfta Systems is niet gehouden tot nakoming bij overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: storingen in energie- of internetvoorziening, uitval van externe AI-diensten of hostingproviders, overheidsmaatregelen, cyberaanvallen, ziekte van kritieke medewerkers, brand, natuurrampen, oorlog, terrorisme of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Lyfta Systems.

11.2 Melding

Beide partijen informeren elkaar zo spoedig mogelijk bij een overmachtssituatie.

11.3 Langdurige overmacht

Bij overmacht van meer dan 30 dagen hebben beide partijen het recht de overeenkomst te beëindigen zonder schadevergoeding.

11.4 Compensatie

Bij kortdurende overmacht wordt de retainer naar rato verlengd.

12.1 Reguliere beëindiging

De overeenkomst voor projectwerkzaamheden eindigt na acceptatie conform artikel 4.2. De maandelijkse retainer kan na de minimale looptijd van 3 maanden worden opgezegd met een opzegtermijn van 30 dagen. Opzegging dient schriftelijk te geschieden.

12.2 Directe beëindiging

Lyfta Systems kan de overeenkomst direct beëindigen bij:

• Het niet nakomen van betalingsverplichtingen na schriftelijke ingebrekestelling
• Misbruik van het Systeem
• Gebruik voor illegale doeleinden
• Faillissement van Opdrachtgever

Beide partijen kunnen de overeenkomst direct beëindigen indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet en de tekortkoming niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld.

12.3 Gevolgen beëindiging

Bij beëindiging vervalt alle toegang tot het Systeem per de einddatum. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd, behoudens bij beëindiging door Lyfta Systems zonder geldige reden. Opdrachtgever heeft het recht binnen 30 dagen na beëindiging een export van eigen data op te vragen. Openstaande betalingsverplichtingen blijven van kracht.

13.1 Wijzigingsrecht

Lyfta Systems behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk gecommuniceerd. Substantiële wijzigingen die de rechten van Opdrachtgever beperken worden minimaal 60 dagen vooraf aangekondigd.

13.2 Opzeggingsrecht

Opdrachtgever heeft het recht de overeenkomst op te zeggen binnen 30 dagen na aankondiging van wijzigingen, met ingang van de datum waarop de nieuwe voorwaarden zouden gelden.

13.3 Acceptatie door gebruik

Indien Opdrachtgever na de ingangsdatum van nieuwe voorwaarden gebruik blijft maken van het Systeem, worden de nieuwe voorwaarden geacht te zijn geaccepteerd.

14.1 Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten tussen Lyfta Systems en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

14.2 Geschillen

Geschillen worden in eerste instantie opgelost door middel van overleg tussen beide partijen. Indien partijen er niet in slagen het geschil in onderling overleg op te lossen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Lelystad.

15.1 Volledige overeenkomst

Deze Algemene Voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangen alle eerdere afspraken betreffende het onderwerp.

15.2 Nietigheid

Indien enige bepaling nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen stellen in dat geval een vervangende bepaling vast die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

15.3 Contact

Voor vragen over deze voorwaarden kan contact worden opgenomen via info@lyfta.nl of via de website lyfta.ai.