De mailbox als motor van een volledig operationeel dashboard.
Tenders, deadlines en facturen. Alles komt binnen via één mailbox. Wij hebben die mailbox aangesloten op een dashboard dat meeleest en alles bijhoudt.
Eén mailbox als spil van alles.
Tender-uitnodigingen, offertes en factuurmails liepen allemaal door één centrale mailbox. Zonder dashboard, zonder pipeline. Deadlines uit PDF-bijlagen, urgentie uit onderwerpregels, projectstatus uit los mailverkeer. Bijhouden kostte meer tijd dan werken.
Laat de mail het dashboard vullen.
Eerst de werkelijke werkstroom vastgelegd: welke mails triggeren welke actie, welk mailtype hoort bij welke projectfase, wat is een signaal van urgentie. Daarna gebouwd: een AI-agent die meeleest, koppelt en verrijkt, en een maatwerkdashboard dat alles overzichtelijk toont zonder dat iemand iets hoeft in te typen.
Een dashboard dat meekijkt, niet hoeft te worden gevoed.
Mailbox-monitoring
Elke paar minuten wordt de Microsoft 365-mailbox gelezen. Een AI-agent classificeert elke mail: type, bestaand project, urgentie en deadlines.
Tender-herkenning en deadline-extractie
Zodra een invitation to tender of RFP binnenkomt, scant de agent de mail én de bijlagen voor de exacte datum, tijd en tijdzone.
Projectstatus automatisch bijgehouden
Een verstuurde offerte zet het project op Proposal, een gunning schuift het door. Koppeling gebeurt op basis van scheepsnaam of referentienummer.
To-do automatisering
Reageert het team met een variant van 'later', dan gaat de mail op de to-do lijst. Elke ochtend om 08:00 een samenvatting, daarna weer weg uit de mailbox.
Factuur-tracking
Factuurmails worden herkend, bedragen en vervaldata uit de bijlage gelezen. Alleen facturen die meer dan 3 werkdagen te laat zijn verschijnen in het dashboard.
Agenda-koppeling
De Microsoft 365-agenda is live gekoppeld. Bij een nieuwe tender-deadline wordt automatisch een agenda-item aangemaakt.
Wat voorheen in het hoofd zat, zit nu in het systeem.
Het team hoeft niks meer handmatig bij te houden. Tender-deadlines staan automatisch in de agenda, de pipeline beweegt mee met het mailverkeer en openstaande facturen blijven in beeld. Het dashboard werkt op de achtergrond en de mailbox blijft schoon.
- Alleen metadata opgeslagen, e-mails blijven in Microsoft 365.
- Supabase database, EU-hosting, SOC 2 Type 2, voldoet aan de AVG.
- Geen training van AI-modellen op tenderdata, contractueel vastgelegd.
- Mails worden na 5 dagen automatisch uit het dashboard verwijderd.